De gemeente Bergzicht merkte dat de interne processen voor vergunningen en informatieaanvragen steeds omslachtiger werden. Burgers moesten vaak bellen of langs het gemeentehuis komen om een dossier in te dienen of de status op te vragen. Medewerkers besteedden ondertussen veel tijd aan handmatige administratieve handelingen en het opzoeken van gegevens in verschillende systemen. Het gevolg: lange doorlooptijden, onnodige frustratie en een groeiende druk op de organisatie.
Samen met OrangeBits besloot de gemeente een digitaal portaal te ontwikkelen waarin alle belangrijke functies samenkomen. In co-creatie met zowel ambtenaren als burgers werd een gebruiksvriendelijk systeem opgezet waar inwoners zelf hun aanvragen kunnen indienen en opvolgen. Voor medewerkers werd een geïntegreerde backoffice gebouwd die automatisch koppelt met bestaande databronnen. Hierdoor zijn dossiers centraal beschikbaar en verloopt de verwerking een stuk efficiënter.
Sinds de ingebruikname merkt Bergzicht duidelijke verbeteringen. Burgers ervaren meer transparantie en hoeven niet meer te wachten op telefonische updates. De doorlooptijd van aanvragen is aanzienlijk verkort en medewerkers hebben eindelijk meer tijd voor inhoudelijk werk in plaats van administratieve taken. Ook het bestuur profiteert: via overzichtelijke dashboards is direct inzichtelijk hoeveel dossiers openstaan en hoe processen verlopen.
“OrangeBits dacht niet alleen technisch mee, maar begreep ook hoe onze processen werken. Dankzij de korte lijnen en de iteratieve aanpak konden we snel schakelen en de oplossing steeds verder aanscherpen. Het voelt alsof we samen aan één team werkten.”
Het klantportaal is inmiddels een vast onderdeel van de dienstverlening en groeit mee met de behoeften van de gemeente. Nieuwe functies kunnen eenvoudig worden toegevoegd, waardoor Bergzicht klaar is voor de toekomst.